UARUКанцтовари для офісу - вибираємо найнеобхідніше
Тільки спочатку здається, що закупівля канцтоварів - легке завдання, поки не зіткнешся з цим сам. Неправильно розраховану кількість, затримка термінів поставки, неякісна продукція і нервові співробітники в результаті всього цього можуть зіпсувати твою репутацію в офісі. Щоб тобі і далі довіряли відповідальні доручення, ми дамо рекомендації щодо правильної організації офісного забезпечення і допоможемо скласти список необхідних канцтоварів.
Поради успішної закупівлі
Важливою частиною будь-якої організації є документообіг і діловодство, які неможливо вести без необхідного приладдя. Без закупівлі канцтоварів не обходиться жоден офіс, і найчастіше це завдання виконують офіс-менеджери. У будь-якій справі є секрети успіху і не дивуйся, але в канцелярському оснащенні офісу вони теж є. Наприклад, для правильного планування майбутніх замовлень необхідно документувати найменування, кількість і обсяги поточних витрат. Це допоможе розрахувати бюджет і асортимент для подальшого «поповнення запасів». Інші секрети успішного замовлення канцтоварів для офісу:
Не економити. Дешева канцелярія - найчастіше неякісна продукція, яка може знизити швидкість роботи і рейтинги фірми в очах клієнтів.
Купувати все в одному місці. Не варто витрачати час на аналіз цін для кожного найменування. Вибери видаткову продукцію (папір, картриджі для принтера, папки) і порівняй ціни в двох-трьох магазинах, вивчаючи відгуки про них і умови доставки. Вибери самого надійного і замовляй все необхідне в одному місці. Отримуючи товар від різних підприємств, ти переплачуєш за доставку і витрачаєш зайвий час, а при оптовій купівлі тобі гарантована знижка і приємні бонуси.
Замовляти онлайн. Навіть найменший офіс вимагає великих вкладень в канцелярське забезпечення. Шановні себе компанії не купують на ринках і не посилають менеджерів в магазини канцтоварів, а купують онлайн. В інтернет-магазинах є експерти, з якими можна проконсультуватися. Також ти зможеш уважно вивчити асортимент, оформити замовлення за будь-яким пристроєм, не відриваючись від роботи, вибрати зручний спосіб оплати.
Вести фінансову звітність. Стояти в відділі бухгалтерії і сором'язливо пояснювати чому тобі не вистачило грошей на папки - це конфуз, а блиснути чеком, спостерігаючи за задоволеними обличчями колег - це успіх. Підприємства строго фіксують витрати, і щоб не потрапити в незручне становище, необхідно заздалегідь розрахувати точний бюджет, залишаючи невеликий запас. Для цього аналізують звіти минулих закупівель, порівнюючи з актуальними цінами.
Не чекати до останнього дня. Не варто очікувати моменту, коли все закінчиться, спостерігай за витратами ресурсів і поповнюй запаси вчасно. Доброю ідеєю стане створення чату або задачника, куди співробітники будуть писати про те, що їм необхідно.
Підтримувати корпоративну культуру. Віддавай перевагу канцелярії в корпоративних кольорах. Така дрібниця ефективно позначиться на візуальному сприйнятті компанії клієнтами і підніме корпоративний дух. Ти отримаєш додаткові бали від керівництва, замовивши наклейки з логотипом фірми, які можна розклеїти на файли, конверти.
З чого почати замовлення канцтоварів в офіс?
Перед складанням кошторису необхідно проаналізувати витрати за минулі квартали, взявши великий період (рік-півтора). Слід вивчити найменування найбільш використовуваних товарів, їх кількість і вартість, порівнявши з поточними потребами і актуальною матеріально-технічною базою підприємства. Перед покупкою знадобиться проведення наступних розрахунків:
кількість працюючих співробітників на даний момент;
середній показник використання ресурсів на кожну людину;
добові норми витрат для кожної позиції.
При замовленні слід відштовхуватися від:
специфіки підприємства;
відмінності потреб в канцтоварах різних підрозділів;
обов'язків співробітників.
Щоб уникнути використання канцелярських ресурсів в особистих цілях, ведеться звіт на кожного працівника. Кошти, що виділяються бухгалтерією на покупку офісного приладдя, як правило, мають окрему статтю витрат.
Складаємо список
Асортимент сучасних засобів настільки великий, що можна легко розгубитися серед величезного вибору. Всі товари для офісу діляться на дві великі групи:
тривалого користування (підставки, дироколи, папки, ножиці, лінійки і т.д.);
короткочасного користування (ручки, маркери, файли, скріпки і т.д.).
Своєчасна закупівля обох категорій забезпечить безперебійний трудовий процес. Нижче представлені основні канцтовари, необхідні для будь-якого офісу:
Папір А4, файли для документів.
[Письмове приладдя] [18](ручки кулькові сині та інших квітів при необхідності, перманентні маркери різної товщини, видільні маркери кількох кольорів, стрижні).
Степлери, Антистеплер (для відкривання скоб), скоби для степлера.
Діркопробивачі, ножиці, лінійки.
Блокноти, стікери для записів, стікери клейкі.
[Настільні аксесуари] [17](підставки для ручок, канцелярські ножі).
Чёрнографітовие олівці, точила для олівців, гумки.
Підставки і лотки для паперів.
Клей-олівець і ПВА, канцелярський скотч.
Календар настінний і настільний.
Папки для зберігання документів (швидкозшивачі, папки-конверти, папки-реєстратори).
Біндери(затискачі для паперів).
Струменеві картриджі для принтера (кольорові і чорно-білі).
Кошики для сміття.
Не забудь подбати і про дрібну оргтехніки. Оскільки діяльність будь-якої компанії пов'язана з розрахунками, слід передбачити достатню кількість калькуляторів, конвекторів валют, лічильників банкнот. Підтримувати їх і екрани комп'ютерів в доглянутому стані допоможуть серветки для оргтехніки.
Для офісів зі специфічними потребами
Перелік необхідних канцтоварів може доповнюватися в залежності від специфіки підприємства. Компанії, де практикується проведення презентацій, доповідей, тренінгів потребують фліпчартів - магнітно-маркерних дошках з кріпленням для блоку паперу. На них інформація записується на аркушах або прямо на дошці спеціальними маркерами, тому подбай про достатній кількості магнітних кнопок і губок для витирання. Також для презентацій можна придбати:
кліпборди;
інтерактивні дошки на стіну;
пробкові дошки;
ватмани;
бейджі;
блокноти-фліпчарти;
спреї для очищення сухостираємих дощок;
іменні настільні таблички.
Кожна компанія користується печатками, тому додаємо в список заправки для фірмових відбитків. Для відділів, які працюють з грошима, необхідний великий запас гумок, які розходяться як вітер, а на підприємствах, що використовують ділову переписку, необхідно стежити за постійною наявністю конвертів різного формату. У роботі з клієнтами не обійтися без підставки для візиток і ніш для каталогів.
Якісна канцелярія - це комфортна і злагоджена робота всіх відділів підприємства. Без канцелярського приладдя не реалізуються успішні бізнес-ідеї, стартапи, конференції та семінари, вони стають вірними супутниками в плануванні, розрахунках і конспектування. Перед закупівлею скористайся нашими порадами і відчуй, що таке отримувати задоволення від роботи!
ЧИТАЙ ТАКОЖ: [Принтер або МФУ - що вибрати?] [19]
ю17щ: хттпс: //стілус.уа/настольние-аксессуари/ ю18щ: хттпс: //стілус.уа/пісьменние-прінадлежності/ ю19щ: хттпс: //стілус.уа/артіклес/413.хтмл
