UARUКанцтовары для офиса — выбираем самое необходимое
Только сначала кажется, что закупка канцтоваров – лёгкое задание, пока не столкнешься с этим сам. Неправильно рассчитанное количество, задержка сроков поставки, некачественная продукция и нервные сотрудники в результате всего этого могут испортить твою репутацию в офисе. Чтобы тебе и дальше доверяли ответственные поручения, мы дадим рекомендации по правильной организации офисного обеспечения и поможем составить список необходимых канцтоваров.
Советы успешной закупки
Важной частью любой организации является документооборот и делопроизводство, которые невозможно вести без необходимых принадлежностей. Без закупки канцтоваров не обходится ни один офис, и чаще всего эту задачу выполняют офис-менеджеры. В любом деле есть секреты успеха и не удивляйся, но в канцелярском оснащении офиса они тоже есть. Например, для правильного планирования будущих заказов необходимо документировать наименования, количество и объёмы текущих расходов. Это поможет рассчитать бюджет и ассортимент для дальнейшего «пополнения запасов». Другие секреты успешного заказа канцтоваров для офиса:
Не экономить. Дешёвая канцелярия – чаще всего некачественная продукция, которая может снизить скорость работы и рейтинги фирмы в глазах клиентов.
Покупать всё в одном месте. Не стоит тратить время на анализ цен для каждого наименования. Выбери самую расходную продукцию (бумага, картриджи для принтера, папки) и сравни цены в двух-трёх магазинах, изучая отзывы о них и условия доставки. Выбери самого надёжного и заказывай всё необходимое в одном месте. Получая товар от разных предприятий, ты переплачиваешь за доставку и тратишь лишнее время, а при оптовой покупке тебе гарантирована скидка и приятные бонусы.
Заказывать онлайн. Даже самый маленький офис требует больших вложений в канцелярское обеспечение. Уважаемые себя компании не покупают на рынках и не посылают менеджеров в магазины канцтоваров, а покупают онлайн. В интернет-магазинах есть эксперты, с которыми можно проконсультироваться. Также ты сможешь внимательно изучить ассортимент, оформить заказ за любым устройством, не отрываясь от работы, выбрать удобный способ оплаты.
Вести финансовую отчётность. Стоять в отделе бухгалтерии и стыдливо объяснять почему тебе не хватило денег на папки – это конфуз, а сверкнуть чеком, наблюдая за довольными лицами коллег – это успех. Предприятия строго фиксируют расходы, и чтобы не попасть в неловкое положение, необходимо заранее рассчитать точный бюджет, оставляя небольшой запас. Для этого анализируют отчёты прошлых закупок, сравнивая с актуальными ценами.
Не ждать до последнего дня. Не стоит ожидать момента, когда всё закончится, наблюдай за расходами ресурсов и пополняй запасы вовремя. Хорошей идеей станет создание чата или задачника, куда сотрудники будут писать о том, что им необходимо.
Поддерживать корпоративную культуру. Отдавай предпочтение канцелярии в корпоративных цветах. Такая мелочь эффективно скажется на визуальном восприятии компании клиентами и поднимет корпоративный дух. Ты получишь дополнительные баллы от руководства, заказав наклейки с логотипом фирмы, которые можно расклеить на файлы, конверты.
С чего начать заказ канцтоваров в офис?
Перед составлением сметы необходимо проанализировать расходы за прошлые кварталы, взяв большой период (год-полтора). Следует изучить наименование самых используемых товаров, их количество и стоимость, сравнив с текущими потребностями и актуальной материально-технической базой предприятия. Перед покупкой понадобится проведение следующих расчётов:
количество работающих сотрудников на данный момент;
средний показатель использования ресурсов на каждого человека;
нормы расхода для каждой позиции.
При заказе следует отталкиваться от:
специфики предприятия;
отличия потребностей в канцтоварах разных подразделений;
обязанностей сотрудников.
Во избежание использования канцелярских ресурсов в личных целях, ведётся отчёт на каждого работника. Средства, выделяемые бухгалтерией на покупку офисных принадлежностей, как правило, имеют отдельную статью расходов.
Составляем список
Ассортимент современных средств настолько велик, что можно легко растеряться среди огромного выбора. Все товары для офиса делятся на две большие группы:
длительного пользования (подставки, дыроколы, папки, ножницы, линейки и т.д.);
кратковременного пользования (ручки, маркеры, файлы, скрепки и т.д.).
Своевременная закупка обеих категорий обеспечит бесперебойный трудовой процесс. Ниже представлены основные канцтовары, необходимые для любого офиса:
Бумага А4, файлы для документов.
Письменные принадлежности (ручки шариковые синие и других цветов при необходимости, перманентные маркеры разной толщины, выделительные маркеры нескольких цветов, стержни).
Степлеры, антистеплеры (для открывания скоб), скобы для степлера.
Блокноты, стикеры для записей, стикеры клейкие.
Настольные аксессуары (подставки для ручек, канцелярские ножи).
Чёрнографитовые карандаши, точилки для карандашей, ластики.
Подставки и лотки для бумаг.
Клей-карандаш и ПВА, канцелярский скотч.
Календарь настенный и настольный.
Папки для хранения документов (скоросшиватели, папки-конверты, папки-регистраторы).
Биндеры (зажимы для бумаг).
Струйные картриджи для принтера (цветные и чёрно-белые).
Корзины для мусора.
Не забудь позаботиться и о мелкой оргтехнике. Поскольку деятельность любой компании связана с расчетами, следует предусмотреть достаточное количество калькуляторов, конвекторов валют, счетчиков банкнот. Поддерживать их и экраны компьютеров в ухоженном состоянии помогут салфетки для оргтехники.
Для офисов со специфическими потребностями
Перечень необходимых канцтоваров может дополняться в зависимости от специфики предприятия. Компании, где практикуется проведение презентаций, докладов, тренингов нуждаются во флипчартах – магнитно-маркерных досках с креплением для блока бумаги. На них информация записывается на листах или прямо на доске специальными маркерами, поэтому позаботься о достаточном количестве магнитных кнопок и губок для вытирания. Также для презентаций можно приобрести:
клипборды;
интерактивные доски на стену;
пробковые доски;
ватманы;
бейджи;
блокноты-флипчарты;
спреи для очистки сухостираемых досок;
именные настольные таблички.
Каждая компания пользуется печатями, поэтому добавляем в список заправки для фирменных оттисков. Для отделов, работающих с деньгами, необходим большой запас резинок, которые расходятся как ветер, а на предприятиях, использующих деловую переписку, необходимо следить за постоянным наличием конвертов разного формата. В работе с клиентами не обойтись без подставки для визиток и ниш для каталогов.
Качественная канцелярия – это комфортная и слаженная работа всех отделов предприятия. Без канцелярских принадлежностей не реализуются успешные бизнес-идеи, стартапы, конференции и семинары, они становятся верными спутниками в планировании, расчётах и конспектировании. Перед закупкой воспользуйся нашими советами и почувствуй, что такое получать удовольствие от работы!
ЧИТАЙ ТАКЖЕ: Принтер или МФУ — что выбрать?
